スムーズに仕事が進む!段取り8分(はちぶ)のすすめ

ある営業マンは自ら集客・営業をして、仕様の打合せからローン、そして現場が完成するまで一人で完璧にこなします。

仕事のスピードが他の人の何倍も速いだけでなく、ミスやクレームなどでの手戻りがないスーパー営業マン。

ですが、このスーパー営業マンは深夜まで残業して仕事をしているわけではありません。

ただ違うのはー。

仕事に入る前段取りの内容が他の営業マンと格段に違うということ。

段取り八分、仕事二分。まさにこれをしっかりと実践している人なのです。

段取りについて~段取り八分・仕事二分~

現場、営業、デスクワーク、全ての仕事が段取り八分だと私は思っています。

よく、「事前の準備をしっかりしておけばその仕事は8割成功したのと同じである」と言われますが、私自身も普段仕事をしている中で、段取りの重要性を強く感じます。

逆に十分な段取りをしないで取り組むと、本当にろくなことがありません。

住宅のセールスやJCCAの研修、商品の仕様書の作成、充実した打ち合わせや会議、現場の進行、スムーズな契約などなど、全て準備「段取り」次第です。

 

少し前、JCCAでは新たな試みとして、内勤スタッフとして勤務してもらっていたNさんの勤務方法を在宅勤務に切り替える事にしました。

内勤スタッフの在宅勤務化に踏み切った理由は大きく分けて2つあります。

1つ目は、在宅勤務の可能性についてチャレンジしてみること。

2つ目は、在宅にすることによって新たな効率化を図ること。

関連記事:メリットをもたらす!新しい雇用形態【テレワーク・在宅ワーク】の実施

そこで、改めて段取りの種類、改善方法、障害について考えてみました。

段取りの種類

  1. 計画を立てる
  2. 予測をする
  3. 事前打ち合わせやミーティングを行う
  4. チェックリストの作成とチェックリストの利用
  5. 工程管理と工程表の作成をする
  6. 仕様書の作成、着手前の打ち合わせ
  7. 3回やるところを1回にまとめてしまう

喉元過ぎたらなんとやらで、同じ失敗を繰り返しすことは時間の無駄で愚かなことだと思います。

在宅勤務に切り替えたNさんとは、週一回ミーティングをやるようになりました。

段取りの改善方法

  1. チェックリストの見直し、改良
  2. 再発防止の工夫、マニアルの作成
  3. ミーティング時に前回の反省や失敗の検討
  4. 再発防止策の実行と実践
  5. 行動を起こす前に速くする「改善」方法考える
  6. 行動している途中にも早くする「改善」方法考える
  7. 完了後に「改善」方法がないかを考える

Nさんとミーティングをしながら、在宅勤務に切り替えて「不便なこと」や「不満」を「便利」や「満足」に変えていきました。

私自身もそうなのですが、ミーティングの時間を持たないと「不の要素」について考えることがなかなかないのです。

だからあえて話すことがなくても、相談することがなくても、ミーティングをします。

話すことがない場合は5分でミーティングが終わってしまっても良いと思います。

また相談することや不便なことの意見が出なければ、普段からいかに「改善について考えていないか」と言うことがわかります。

関連記事:会社経営におけるミーティングの重要性【方法】

段取り改善の障害

より良いものにしていく為に改善していくのですが、そこには障害もつきものです。

  1. 現状に満足している
  2. 改善自体がめんどくさかったり、仕事が増えると考える
  3. 考えること自体しない
  4. 無意識の固定概念
  5. これ以上無理だと考えている
  6. ミーティング、打ち合わせを無駄だという考え
  7. 工夫や改善、改良をする時間を持たない
  8. 無理と言う考え方がすぐに出てくる
  9. 環境や他人が原因で障害が起きているという考え
  10. 自分が原因である自覚がない

1番の障害は環境でもなく相手でもなく、実は自分自身なのです。

不平、不満、不便、不利、だという考え方は他人の中にあるのではなく、自分の中にあること。

自分が不足を感じていても相手が不足を感じていないという事は非常に多くあります。

「早くできる・できない」
「段取りよくできる・できない」
「周りや環境・相手を変えようとする」

これではいつまでたっても改善されません。

なぜなら相手は変わろうとしないし、環境もよほどのことでない限り変わりません。

段取り改善の障害を取り除くには自分が変わることが大切

段取り八分の近道は、自分のやり方を工夫すること。

相手を変えようとするのであれば、まず相手に負担がかからないような方法、改善点を見出して協力を求める提案してみることです。

そこで相手のことを考えずに強要したり無理を強いることは、時間の無駄です。

なぜなら、その時は仮に相手がやってくれたとしても、相手にとって負担になるのであれば長続きはしないからです。

1番の障害は自分の中にあります。

怠慢さ傲慢さは、必ず誰の中にもあります。

何かをやろうとするときに、「無理」とか、「できない」と思いがちで、「何とかできないか?」「何とか早くできないか?」という風にはなかなか考えられない。

そんな怠慢さ傲慢さが段取り改善の一番の障害なのです。

段取りの改善改良で”当たり前”になった仕事

実際に段取りに改善改良を加えて、”当たり前”にした例をひとつご紹介します。

以前は弊社も、配線の配置確認、塗り壁のパターン確認など、現場でお客様に全て確認してもらっていました。

配色決めもコーディネーターが自宅まで色見本を持っていき、お客様と打ち合わせをしていたので打ち合わせに非常に時間がかかっていたのです。

現在は、塗り壁はモデルハウスで標準仕様を確認して頂くのでパターンの確認はしません。

また、仕様の打合せなどはお客様に来店頂いて弊社のショールームで行っています。

この形にするまでにはかなりの時間がかかりましたが、一度形ができてしまえば次からの仕様打ち合わせの準備は10分程度でできます。

段取りも改善改良を加えて当たり前にしていけば非常に便利になりますし、打ち合わせ時間を短縮することでコストカットでき、お客様にもこちらにもメリットが生まれました。

「以前のやり方に戻す」などと言えば、スタッフは大ブーイングになるでしょうね。

まとめ

スムーズに仕事が進む!段取り8分のすすめについてお伝えしてきましたが、いかがでしたか?

段取りも定量化してしまえば非常に便利になります。

定量化ができるようになれば、改善改良を加えて、いかにスムーズに業務が遂行できるかを考えていくようにしなければなりません。

段取り八分、これからも私は続けていこうと思います。

 

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