内勤スタッフを在宅スタッフ(在宅ワーク・テレワーク)にするという試み

先日、弊社の在宅スタッフからこんな発言がありました。

「私、今のこのポジションを守ることに必死なんです!」

急にどうしたの?とよくよく聞いてみると、今の在宅スタッフという形態で勤めていることが非常に快適かつ便利なのでとても感謝している、ずっと続いて欲しいし続けたい、ということでした。

実は、在宅スタッフ(在宅ワーク・テレワーク)という勤務形態は会社にとってもすごくメリットが多く、今の時代にマッチした働き方なんです。

今回はそんな在宅スタッフの中でも、内勤スタッフから在宅スタッフに切り替えたケースについてお話ししたいと思います。

内勤スタッフを在宅スタッフ(在宅ワーク・テレワーク)にするという試み

弊社では2012年にはWEB・DTP事業の在宅スタッフの形態は確立しましたが、2016年には新たな在宅勤務事業を始める事にしました。

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事務所勤務だったスタッフNさんに、在宅勤務で働いてもらうという新たな試み。

WEB・DTP制作の在宅スタッフは当初から在宅という形態で仕事をしてもらっていた事と、個人制作が中心なので私とのやり取りも最小限ですみます。

それに比べると、毎日顔を合わせて仕事をしているスタッフが在宅勤務になるという事は、とても大きな変化です。

会社側の負担も大きくなるだろうな、という予測もありましたが、2つの目的を見出し挑戦してみました。

  • 1つ目は、在宅勤務のさらなる可能性を見つける
  • 2つ目は、在宅勤務にすることによって新たな効率化を図る

会社側の負担も発生するのでお給料は少し下げさせてもらいましたが、結局はスタッフ本人にとっても会社にとってもプラスになりました。

それでは、具体的にどんなメリット・デメリットがあったか見ていきましょう。

内勤スタッフを在宅スタッフに切り替えてわかったメリット

内勤スタッフを在宅スタッフにすることによってわかった、さまざまなメリットについてご紹介します。

内勤から在宅スタッフに変えた会社側のメリット

  1. 以前より通信費(1,000円)が必要になったが、通勤手当(7,000円)を支払う必要がなくなったので逆に経費削減になった。
  2. 効率的にまとめて仕事の依頼するようになっていった。
  3. 仕事が効率的にまわるように創意工夫できるようになり、業務改革が急激に進んだ。
  4. 在宅スタッフと言う一定間の距離を保つことによって、全ての業務に関して効率化を図ることができた。
  5. 新たな仕組み導入により、私の作業も効率化することが可能になった。
  6. 在宅スタッフの可能性を発見できた。

例えば、お客様ごとの住宅ローン情報をまとめることにより、ほとんどの金融機関の住宅ローンの情報を網羅する住宅ローン情報を作り上げる事ができるなど、今後の作業にも活かすことができる創意工夫が増えました。

その取り組みのおかげで、今まではお客様のローンが通らなかった場合に毎回お客様の情報を集める作業をしていましたが、その必要がなくなり次の住宅ローンの取り組みに即座に移行できるようになりました。

また、私自身が再度お客様とお会いして接客する時間も極端に少なくなりました。

内勤から在宅スタッフに変えたスタッフ側のメリット

スタッフNさんからの報告では、通勤していた頃よりも負担が減りお金も思ったより残ると聞きました。

Nさんへのヒアリングで見えてきた、在宅スタッフになったことによるメリットをご紹介します。

  1. 通勤時間がなくなったため、その分早く長く勤務できるようになった。
    通勤時間が労働時間に変わったため、以前は9時出勤に間に合うか間に合わないか…だったのが現在は7時半に作業を開始できている。
    その為、時給は少し減ったにもかかわらず、スタッフの収入は減るどころかむしろ増えた。
  2. 内勤の時はお弁当を持っていっていたが、在宅になってからは家にあるもので済ませるようになったのでラクだし節約にもなった。
  3. 内勤の時は、仕事が終わった後ついでにスーパーに寄ってお惣菜などを買って帰ることが多かったが、家できちんと作るようになり食費が安くなった。
  4. 車を通勤に使うことがなくなったので、自家用車の消耗が少ない。
  5. 内勤の時は子供が病気になったら早退して学校に迎えにいって病院に連れて行かなければいけなかったが、在宅勤務なら学校に迎えに行って病院に連れて行き、帰宅後も続けて勤務ができる。
    また、子供は風邪にかかると2日続けて休んでしまうことが多いが、そんな時でも通常通り勤務ができる。

全体的に無駄な買い物などが極端に減り、収入も内勤時より増えることが大きなメリットのようです。

内勤スタッフを在宅スタッフに切り替えて感じたデメリットと解決策

内勤スタッフから在宅スタッフに切り替えた当初は、下記のようなデメリットも生じました。

  1. 効率よくするために時間がかかり、最初のうちは不便やストレスを非常に感じた。
  2. Nさんが事務所にいるときはデータ類を会社の共有サーバーの中に保存できたが、データをメールか郵送で送らなければならなくなった。
  3. 最初は書類をまとめて渡せていなかったので、Nさんからメールで質問の嵐…。
    会社側もNさんも作業がストップしてしまうのが手にとるように分かるのでストレスが溜まっていった。

「不足」「不満」「不便」「不利」などの不の要素は、あきらめず前向きに向き合い解決すれば「便利」「有利」「満足」になります。

上記のデメリット、私はあきらめず力技で全て解決しました(笑)

 

例えば、共有サーバーのデメリットは、自宅から会社の共有サーバーを扱えるようにしました。

サーバーの入れ替えや新しい仕組みの採用に費用はかかりましたが、内勤から在宅スタッフに変えたことで浮いた費用で償却できます。

また、これを機に私の自宅からも共有サーバーが使えるようにして更なる効率化につながりました。

私も自宅でも仕事が出来るようになり、午前中休みを取って昼から出勤するような時は、自宅の事務所から仕事をすることも可能に。

私の自宅から本社までは往復1時間15分くらいかかるので、通勤時間を仕事に費やすことができます。

これはNさんの在宅勤務がなかったら思いつかなかった事。

デメリットの解決に取り組むことで、新たな便利さが生まれました

内勤スタッフを在宅スタッフに切り替えてはじめて気づいたこと

内勤スタッフを在宅スタッフに切り替えてはじめて気づいたことは、近くにいると言う便利さが効率を下げるということ。

内勤の時は、いつでも要件を伝えられるし資料も渡すことができます。

いつでも追加できる、いつでも言える、という環境のためわざわざ効率化を図ろうとはしません。

というより、非効率だということに気付いている人はいないのではないでしょうか?

一度のコンタクトで物事をすべて済まそうと気をつけることは、ほとんどないと思います。

 

ですが、在宅スタッフになると一定の距離感が発生するため、ほとんどのことを一度で済まそうと書類関係に対してもチェックリストを作成し不備がないように徹底します。

距離感のある相手に何度も何度もコンタクトを取ることは非効率だからです。

そのため初回の仕事の依頼の時は準備するのに多少時間はかかりますが、一度書類を渡してしまえばすべて完了です。

内勤スタッフとしてやり取りをしていた頃は、近距離にいるため書類不足があっても気に留めませんでしたが、在宅スタッフとやり取りする場合は書類の受け渡しに1つ2つ不備があるだけで、お互いの業務が止まってしまう。

そんな危機感から、在宅スタッフとのやりとりが効率化しただけでなく、私自身の営業効率も非常に上がりました。

 

また、スタッフ自身の作業効率も数段上がったのです。

今では全く在宅勤務に関して不便さを感じる事はなく、在宅勤務の可能性や効率性を発見することができました。

自分自身のデスクワークを在宅スタッフに移行することができ、私自身の業務に対する余裕が大幅に確保できるようになりましたし、会社のサーバーシステムの改善を行なったため、私自身も1週間のうち2~3日程度は在宅での勤務が可能になりました。

IT事業だけでなく、事務作業も在宅スタッフでやっていけるという確信が持てました。

まとめ

既成概念や常識に囚われないで、良いと思った事はどんどん取り入れていく事の大切さを在宅スタッフ事業を通して身に染みて実感しています。

在宅勤務を取り入れる事で、色々な事が改善され新たな発見もありました。

また、経費の節約ができ会社経営にとってもプラスになりました。

この在宅勤務事業が成功したのは、発想が良かったからだけではありません。

『スムーズに仕事が進む!段取り8分のすすめ』でもお伝えしたように、事前の段取りが充分にできていたからだと思います。

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今後も雇用の創出と人財発掘のため、在宅スタッフ事業をよりよいものにしていきたいと思っています。

きちんと運営できさえすれば、在宅スタッフを雇うことはきっと、あなたの会社を合理化するための強い味方になることでしょう。

 

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